Benefícios da digitalização de documentos para empresas
A era digital avança rapidamente. Porém ainda existem muitos processos e funções nas empresas que precisam ser atualizados.
Muitas são as empresas que ainda trabalham com registros em papel, dificultando o caminho para a transformação digital. A solução para essa superar essa dificuldade é mostrar os benefícios da digitalização de documentos.
Conheça dez benefícios interessantes da digitalização de documentos e como ela pode agregar valor para a sua empresa:
Espaço de escritório maximizado
O espaço físico do escritório destinado ao armazenamento dos documentos e registros pode ser utilizado para uma área mais lucrativa do negócio.
Não importa se tratam de arquivos fiscais, registros de pacientes ou empregados ou faturas – a digitalização consolida e armazena informações em um banco de dados seguro na nuvem, em vez de arquivados em armários superlotados.
Conformidade Aprimorada.
Documentos em papel além de mais difíceis de organizar são mais fáceis de serem extraviados.
A digitalização de documentos oferece acesso seguro aos seus documentos mais confidenciais, permitindo que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente.
Maior eficiência
A empresa que conta com um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem permite que os funcionários concentrem seu tempo nos negócios em questão, em vez de pesquisas intermináveis de documentos físicos.
A digitalização ainda permite o compartilhamento de documentos eletrônicos com os membros da equipe em várias localizações geográficas, proporcionando maior agilidade aos processos.
Segurança aprimorada
Como dito, os documentos em papel estão mais suscetíveis à perda, deterioração ou danos causados por condições climáticas desfavoráveis ou desastres inesperados. Já a digitalização de documentos oferece opções aprimoradas de recuperação para minimizar o impacto e permite que o negócio volte a funcionar rapidamente.
Os documentos digitais são copiados com segurança para evitar que as informações sejam perdidas permanentemente ou acessadas por terceiros não autorizados.
Atendimento ao cliente aprimorado
Atualmente, todos esperam por respostas rápidas. A digitalização fornece aos colaboradores acesso rápido às informações, permitindo que atendam e respondam às solicitações dos clientes mais rapidamente.
Como resultado, sua empresa fornecerá níveis de serviço aprimorados, beneficiando-se com o aumento da satisfação do cliente.
Local de trabalho ecologicamente correto
A conversão para um local de trabalho digital contribui para um sistema de gestão ambiental. A simples alteração de procedimentos de gerenciamento de documentos contribui para a redução do desmatamento, a poluição e o uso de combustível fóssil.
A digitalização de documentos reduz a quantidade de papel que circula em todo ambiente de trabalho, ao mesmo tempo em que promove um ambiente mais ecológico.
Solução econômica
De início a digitalização de documentos pode ser um investimento inicial caro para a empresa. Contudo, a longo prazo trará mais economia de tempo, dinheiro e de recursos gastos em papel e registros armazenados na organização.
A empresa pode digitalizar os documentos aos quais precisa de acesso imediato e armazenar o restante em um local de armazenamento de registros externo.
Benefícios da terceirização da digitalização de documentos
As empresas precisam ser produtivas para expandir seus negócios. Os serviços de digitalização fornecem especialistas em imagens profissionais, scanners de alta velocidade e software de imagem de última geração para transformar seu papel em formatos digitais pesquisáveis.
Quando precisar de um arquivo, é possível recuperá-lo de um repositório em nuvem e compartilhá-lo facilmente com a equipe.
Portanto, terceirizar o projeto de transformação digital para um parceiro de gerenciamento de documentos qualificado além de ajudar a economizar tempo e dinheiro, permitirá que os colaboradores da empresa concentrem seus esforços no negócio em questão.
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Melissa Noronha Marques de Souza é sócia no escritório Noronha e Nogueira Advogados.
Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Mackenzie e em Coaching Jurídico pela Faculdade Unyleya
Com formação em Professional & Self Coaching, Business and Executive Coaching e Analista Comportamental pelo Instituto Brasileiro de Coaching – IBC.
É membro efetivo da Comissão Especial de Advocacia Trabalhista OAB/SP.