Erros no eSocial podem gerar fiscalizações, passivos trabalhistas e problemas previdenciários. Entenda por que sua empresa deve revisar as informações enviadas.

Um erro no eSocial pode se transformar em um problema jurídico para a empresa?

Durante muitos anos, questões relacionadas ao departamento pessoal eram vistas como atividades meramente administrativas.

O envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais era tratado como uma obrigação operacional que, uma vez cumprida, parecia encerrar qualquer preocupação da empresa.

Mas esse cenário mudou.

Com a consolidação do eSocial, o governo passou a concentrar em uma única plataforma informações que antes estavam dispersas entre diversos órgãos.

Hoje, admissões, desligamentos, afastamentos, eventos de saúde e segurança do trabalho, remunerações e contribuições previdenciárias convivem dentro da mesma base de dados.

O problema é que muitas empresas acreditam que enviar informações é suficiente.

A pergunta mais importante talvez seja outra:

Sua empresa tem certeza de que as informações enviadas estão corretas?

O que motivou o alerta recente sobre o eSocial?

Recentemente, foi divulgado um alerta orientando empresas a regularizarem informações no eSocial até 20 de junho.

O objetivo é corrigir inconsistências cadastrais e dados que possam impactar benefícios previdenciários, cruzamentos fiscais e obrigações trabalhistas.

Embora a notícia esteja relacionada a um prazo específico, ela chama atenção para uma realidade muito mais ampla.

Diversas empresas descobrem falhas no eSocial apenas quando enfrentam uma fiscalização, um pedido de benefício previdenciário ou uma reclamação trabalhista.

Nesses momentos, corrigir informações pode se tornar muito mais complexo.

Por que o eSocial se tornou tão importante?

O eSocial deixou de ser apenas uma ferramenta de envio de informações.

Na prática, ele se tornou uma das principais fontes utilizadas para cruzamento de dados por órgãos públicos.

Informações registradas na plataforma podem ser utilizadas para verificar:

• vínculos empregatícios;
• remunerações;
• afastamentos;
• recolhimentos previdenciários;
• eventos de saúde e segurança do trabalho;
• acidentes ocupacionais;
• jornadas e registros relacionados à relação de emprego.

Quanto maior a integração entre os sistemas governamentais, maior também se torna a importância da consistência dos dados informados.

O risco invisível está nas inconsistências

Muitas empresas acreditam que os riscos surgem apenas quando deixam de enviar determinada informação.

Nem sempre.

Em diversos casos, o problema está justamente nas informações que foram enviadas de forma incorreta.

Diferenças entre sistemas internos, falhas de parametrização, erros de cadastro e inconsistências históricas podem gerar divergências que permanecem ocultas durante anos.

O desafio é que essas inconsistências normalmente só aparecem quando existe algum tipo de investigação ou questionamento formal.

E, quando isso acontece, a empresa já está em uma posição muito mais vulnerável.

Quais informações merecem atenção especial?

Embora cada organização possua suas particularidades, alguns pontos costumam gerar maior exposição a riscos.

Entre eles estão:

• admissões e desligamentos;
• remunerações;
• alterações contratuais;
• afastamentos previdenciários;
• eventos relacionados à saúde e segurança do trabalho;
• informações de acidentes;
• enquadramentos ocupacionais;
• registros relacionados ao SST.

Erros nesses campos podem produzir reflexos trabalhistas, previdenciários e fiscais.

O que acontece quando os dados não batem?

Imagine uma situação em que os registros internos da empresa apresentam informações diferentes daquelas enviadas ao eSocial.

Agora imagine que essa divergência surge durante uma fiscalização ou em uma ação trabalhista.

A primeira consequência costuma ser a necessidade de justificar a inconsistência.

Dependendo do caso, a divergência pode gerar questionamentos sobre:

• cumprimento de obrigações legais;
• recolhimentos previdenciários;
• condições de trabalho;
• enquadramentos funcionais;
• cumprimento de normas de saúde e segurança.

Por isso, muitas vezes o problema não está apenas no erro original.

O problema está na dificuldade de explicar a origem daquela informação anos depois.

O impacto das informações de SST e da NR-1

Com o aumento da atenção sobre saúde mental e riscos psicossociais, a qualidade das informações relacionadas à saúde e segurança do trabalho passa a ganhar ainda mais relevância.

Eventos relacionados a afastamentos, acidentes, condições de trabalho e gestão dos riscos ocupacionais tendem a receber atenção crescente dos órgãos fiscalizadores.

Nesse contexto, o alinhamento entre os programas de SST, as exigências da NR-1 e as informações enviadas ao eSocial torna-se cada vez mais importante.

Afinal, não basta possuir documentos adequados.

É necessário que os registros enviados reflitam corretamente a realidade da operação.

Sua empresa já realizou uma auditoria preventiva?

Uma das maiores falhas de gestão ocorre quando a empresa presume que todas as informações estão corretas apenas porque não recebeu notificações.

A ausência de autuações não significa necessariamente ausência de riscos.

Auditorias preventivas permitem identificar inconsistências antes que elas sejam descobertas por terceiros.

Além disso, ajudam a corrigir procedimentos internos, alinhar sistemas e reduzir a exposição a passivos trabalhistas e previdenciários.

O custo da prevenção costuma ser menor que o custo da correção

Quando uma inconsistência é identificada internamente, a empresa possui mais liberdade para avaliar soluções e implementar ajustes.

Quando a mesma inconsistência é descoberta durante uma fiscalização ou ação judicial, o cenário costuma ser diferente.

Nesse momento, além da necessidade de correção, podem surgir discussões envolvendo multas, autuações, responsabilidades trabalhistas e questionamentos previdenciários.

Por isso, a revisão periódica das informações enviadas ao eSocial deve ser vista como uma medida de gestão de riscos e não apenas como uma obrigação administrativa.

Sua empresa tem certeza de que os dados enviados ao eSocial refletem a realidade da operação?

Erros cadastrais, inconsistências históricas e falhas de parametrização podem permanecer ocultos por anos e gerar impactos relevantes quando descobertos em fiscalizações ou processos judiciais.

O Noronha e Nogueira Advogados auxilia empresas na realização de auditorias trabalhistas preventivas, revisão de procedimentos internos, análise de riscos relacionados ao eSocial e adequação das informações trabalhistas, previdenciárias e de SST.

Identificar um problema antes da fiscalização pode representar uma diferença significativa na proteção jurídica e financeira da empresa.