A LGPD entrou em vigor para trazer mais transparência aos processos de coleta e armazenamento de dados e garantir aos dados pessoais a proteção devida.

Com o avanço da tecnologia, o número de cyber ataques é crescente entre as empresas públicas e privadas.

A rápida transformação digital e a adoção de ferramentas tecnológicas integradas trazem facilidade e agilidade para os processos, tornando tudo mais prático. Em contrapartida, também tornam a gestão de dados mais complexa e vulnerável, talvez.

Consequentemente, é preciso se atentar para manter conformidade com as leis referentes à coleta e tratamento de dados pessoais.

A Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, que entrou em vigor em 2020, tem como principal objetivo proteger e regulamentar o uso de dados pessoais pelas empresas.

Nesse artigo, falaremos sobre os impactos da LGPD no departamento pessoal e como sua empresa deve se adequar.

Qual a relação entre LGPD e departamento pessoal?

A LGPD é uma lei federal, que entrou em vigor em setembro de 2020, e tem como principal objetivo garantir mais segurança e privacidade aos dados pessoais dos cidadãos.

Para isso, a lei estabelece regras quanto à coleta, armazenamento, processamento, compartilhamento e até mesmo o tratamento desses dados, seja de forma física ou digital. É importante ressaltar que a lei não se aplica somente a grandes empresas.

Sendo assim, as empresas pequenas e de médio porte também precisam se adequar às diretrizes da lei.

Portanto, é fundamental que todos os setores que trabalham diretamente com dados pessoais, principalmente o departamento pessoal e RH, estejam em conformidade com as regras da LGPD. Caso contrário, o descumprimento da lei pode gerar multas e impactar negativamente na reputação da organização.

O que muda no departamento pessoal com a LGPD?

Diante desse novo cenário todos os setores de todas as empresas precisam se adequar, especialmente o departamento pessoal e o RH que tratam um volume consideravelmente alto de dados pessoais precisa se adequar.

Abaixo segue uma lista das principais mudanças que deve haver no departamento pessoal para que a empresa esteja adequada:

Registro de documentos

Sempre que a empresa coletar e armazenar dados pessoais oriundos de entrevistas de candidatos, admissões de colaboradores, clientes e leads é preciso garantir maior segurança ao tratamento desses dados.

Além disso, é necessário garantir a segmentação de acesso aos dados pessoais obtidos, definindo as permissões de usuários além de garantir maior transparência possível ao titular dos dados pessoais, informando a finalidade para qual são armazenados.

Autorizações e consentimentos

Ao coletar dados pessoais, inclusive pela internet, a empresa deve buscar autorizações e o consentimento do usuário para a captação desses dados. Por isso, é recomendada a criação de pop-up na página inicial do site da empresa, alertando sobre o uso de cookies e formulários usados para capturar essas informações.

Já no ambiente do departamento pessoal, é importante adotar contratos e cláusulas que apontem essa captação de dados. Ao assinar o documento, o titular dos dados autoriza o seu uso.

Política de segurança

O departamento pessoal precisa adotar uma medida de segurança mais reforçada. O ideal é que conste nos contratos de admissão uma cláusula de confidencialidade obrigatória dos dados.

Já no site da empresa, é necessário criar uma página de política de privacidade, descrevendo como os dados do usuário serão tratados.

Caso a empresa não adote essas medidas, poderá sofrer sanções aplicadas pela ANPD e até condenações judiciais caso o titular de dados que se sentir violado em seus dados pessoais mova uma ação perante o Poder Judiciário.

Treinamento dos funcionários

Os profissionais do departamento pessoal devem ser treinados para seguir as novas regras no que diz respeito ao uso de dados. Por isso, é importante que eles passem por um treinamento para se defender de possíveis ataques cibernéticos e, especialmente, tomem consciência da importância da LGPD e porque foi criada.

Além dos dados digitais, é importante se atentar ao espaço físico, pensando em maneiras de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso ao setor.

Principais pontos a serem observados

Como sabemos, o departamento pessoal lida diariamente com dados pessoais, como dos colaboradores, fornecedores, clientes, entre outros. Dessa forma, com a LGPD em vigor, essas informações devem ser tratadas com muito cuidado e de maneira responsável.

Sendo assim, é importante coletar apenas os dados necessários que serão utilizados, sendo que tanto a coleta quanto o armazenamento deles deve ser justificada com uma das hipóteses trazidas na LGPD.

Abaixo seguem alguns dos princípios trazidos na LGPD e que devem ser observados pelas empresas nos processos de coleta, armazenamento e tratamentos de dados:

• Prevenção: a empresa deve garantir a proteção dos dados dos colaboradores e clientes, antes que haja algum problema. Ou seja, a organização deve buscar maneiras de proteger essas informações, evitando possíveis ataques cibernéticos.
• Transparência: o processo de coleta e armazenamento precisa ser transparente, ou seja, a pessoa que cede os dados deve estar ciente da coleta, finalidade e armazenamento dessas informações por parte da empresa.
• Acesso: o titular dos dados tem direito a realizar consultas, de forma livre e gratuita, dos próprios dados pessoais coletados pela empresa.
• Necessidade: é preciso coletar apenas os dados pessoais necessários para cada processo de tratamento.
• Adequação: as informações coletadas devem ser usadas apenas para os fins declarados ao titular, ou seja, não podem ser exploradas em outros processos sem a devida autorização.
• Finalidade: o tratamento dos dados pessoais coletados deve ser feito com fins específicos, legítimos e informados com antecedência ao titular de dados.
• Não discriminação: os dados coletados não podem ser usados como objeto de discriminação contra os seus titulares.

Como se pode concluir, a LGPD trouxe mudanças significativas, devendo as empresas terem um cuidado redobrado quanto à coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais de seus colaboradores, prestadores de serviços, clientes, fornecedores etc.

Independente do porte da sua empresa, é fundamental atender os requisitos exigidos pela lei. Para isso, o departamento pessoal pode contar com a ajuda da tecnologia, porém imprescindível escolher um software que garanta a segurança, proteção e o gerenciamento dos dados pessoais armazenados pela empresa.

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O escritório Noronha & Nogueira Advogados, auxilia empresas na iniciação ou na adequação dos projetos para a LGPD, dentro dos requisitos exigidos pela lei bem como, nos processos de compliance trabalhista.

Melissa Noronha Marques de Souza é sócia no escritório Noronha e Nogueira Advogados.

Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Mackenzie e em Coaching Jurídico pela Faculdade Unyleya

Com formação em Professional & Self Coaching, Business and Executive Coaching e Analista Comportamental pelo Instituto Brasileiro de Coaching – IBC.

É membro efetivo da Comissão Especial de Advocacia Trabalhista da OAB/SP.

É membro efetivo da Comissão Especial de Privacidade e Proteção de Dados da OAB/SP.