Documentos físicos após digitalizados podem ser descartados?

Com a vigência da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – dúvida frequente é o que fazer com os documentos físicos depois de copiados e arquivados de forma digital?  Podem ser descartados? Documentos digitais têm o mesmo valor legal que os documentos físicos? O que diz a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais sobre essa questão?

Sim, é a resposta para essas indagações. A empresa pode descartar os papéis. Os documentos digitais têm o mesmo valor legal. Desde que observados, nesses dois casos, as condições, as exceções e os critérios definidos pela legislação.

A LGPD estabelece que os dados pessoais deverão ser eliminados após o término do seu tratamento, autorizada a conservação para a finalidade de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, de estudo por órgão de pesquisa, de transferência a terceiro ou de uso exclusivo pelo controlador, prezando sempre pela anonimização quando possível.

O avanço tecnológico permite o tratamento de informações e dados pessoais, do início ao fim, em meios totalmente digitais. Ainda assim, a quantidade de dados em documento físico é muito comum nas empresas.

Vantagens da digitalização dos documentos

Apesar de existir receio em se desfazer dos documentos físicos, várias são as vantagens de arquivá-los para uma mídia digital, como liberação do espaço físico, maior segurança na manutenção e gestão do conteúdo, preservação do meio ambiente a partir do menor consumo de papel, reciclagem de papéis inutilizados, redução de custos. Contudo, para que os documentos digitalizados possam ter os mesmos efeitos legais os originais em suporte físico, é necessário observar os requisitos estabelecidos no decreto 10.278 de 2020 e demais normas que tratem do assunto.

Conforme disposto no citado decreto, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento, a rastreabilidade e confiabilidade dos procedimentos empregados, padrões técnicos para garantir a qualidade de imagem, de legibilidade e de uso. Além disso, é preciso que o procedimento observe a confidencialidade, quando aplicável.

Organização dos documentos

A validade também dependerá da existência de dados estruturados que permitam classificar, descrever e gerenciar documentos, como o assunto, o autor, a data e o local da digitalização, além do nome do responsável pelo processo de transferência para o formato digital. Daí a importância de fazer um mapeamento (inventário de dados pessoais) quando a empresa passa pelo projeto de adequação à LGPD.

Após acatar as formalidades impostas no Decreto, os documentos físicos podem ser descartados, desde que não tenham valor histórico.

A mesma previsão de eliminação dos documentos físicos está prevista na lei 12.682, de julho de 2012. Esta lei, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, estabelecendo no art. 2º, parágrafo 1º, que “Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica”.

Além da preservação em caráter histórico, a legislação estabelece, ainda, que alguns documentos originais não serão eliminados após a digitalização, como aqueles referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos de identificação e os de porte obrigatório. Estes serão mantidos durante os prazos de prescrição e decadência de forma física mesmo que tenham sido digitalizados.

Como fazer o descarte seguro dos documentos?

Quanto aos demais, não enquadrados na exceção do decreto 10.278/20, o descarte deverá ser feito de modo a impossibilitar a recuperação das informações contidas nos documentos. Para isso, como exemplo, podem ser usados equipamentos fragmentadores de papéis ou, quando se tratar de grande volume, a contratação de uma empresa especializada, podendo esta proceder com a reciclagem do material.

Gestão dos procedimentos de tratamento de dados

Orienta-se que as empresas estabeleçam procedimentos de avaliação, seleção e posterior descarte de documentos previamente autorizados, lembrando que a manutenção de informações além dos prazos estabelecidos na legislação ou em políticas internas da empresa configura infração às regras de proteção de dados.

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O escritório Noronha & Nogueira Advogados, auxilia empresas na iniciação ou na adequação dos projetos para a LGPD, dentro dos requisitos exigidos pela lei bem como, nos processos de compliance trabalhista.

Melissa Noronha Marques de Souza é sócia no escritório Noronha e Nogueira Advogados.

Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Mackenzie e em Coaching Jurídico pela Faculdade Unyleya

Com formação em Professional & Self Coaching, Business and Executive Coaching e Analista Comportamental pelo Instituto Brasileiro de Coaching – IBC.

É membro efetivo da Comissão Especial de Advocacia Trabalhista da OAB/SP.

É membro efetivo da Comissão Especial de Privacidade e Proteção de Dados da OAB/SP.