Etapas fundamentais para aplicar a LGPD no RH da Empresa
Grande é o impacto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) sobre o departamento de RECURSOS HUMANOS (RH) devido à considerável quantidade de INFORMAÇÕES COLETADAS nesse setor, desde a fase de RECRUTAMENTO E SELEÇÃO até o DESLIGAMENTO DOS EMPREGADOS.
Com a VIGÊNCIA DA LGPD, houve AUMENTO DA RESPONSABILIDADE DO PESSOAL DE RH, ainda que as sanções administrativas poderão ser aplicadas somente a partir de agosto de 2021.
Considerando que o RH trata volume considerável de DADOS PESSOAIS e inclusive DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS, deve ser uma das primeiras áreas a entrarem em CONFORMIDADE À LGPD.
Abaixo seguem 5 etapas fundamentais para tornar possível a implementação das regras da LGPD no RH:
ETAPA 1 — MAPEAMENTO-INVENTÁRIO DOS DADOS:
O RH (assim como todos os setores da empresa) deve MAPEAR quais são os DADOS PESSOAIS E DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS tratados na empresa e os RISCOS DO TRATAMENTO, já que esse setor será responsável por cuidar dos dados de todos os empregados da organização.
A COLETA DOS DADOS PESSOAIS ocorre de diversas maneiras, seja nas ENTREVISTAS a VAGAS DE EMPREGO, BANCO DE CURRÍCULOS, recebimento de ATESTADOS MÉDICOS, BIOMETRIA, DOCUMENTOS necessários para EFETIVAR A CONTRATAÇÃO, CONVÊNIOS MÉDICOS e SINDICATOS.
Nessa fase, é de suma importância que o RH entenda claramente quais os DADOS PESSOAIS QUE A EMPRESA COLETA, ONDE E COMO É FEITA A COLETADA e ONDE E COMO OS DADOS PESSOAIS SÃO ARMAZENADOS E APÓS DESCARTADOS.
ETAPA 2— ESTRUTURA E GOVERNANÇA:
Estando a LGPD EM VIGOR, recomendável que a empresa providencie a nomeação de um PROFISSIONAL PARA CUIDAR DAS QUESTÕES RELACIONADAS À LEI INERENTES AO SETOR DE RECURSOS HUMANOS, assim como nas demais áreas da empresa, criando um comitê multidisciplinar com responsáveis de todas as áreas.
ETAPA 3 — REVISÃO E CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS:
Necessário que a EMPRESA, contando com uma ASSESSORIA JURÍDICA, faça uma REVISÃO DE TODOS OS DOCUMENTOS E CONTRATOS (FÍSICOS E ELETRÔNICOS), DO BANCO DE CURRÍCULOS E A FORMA DE COLETA DOS DADOS PESSOAIS NA FASE DE ENTREVISTA, bem como, FAÇA A GESTÃO DO CICLO DE TRATAMENTO DOS DADOS DENTRO DA EMPRESA ATÉ O MOMENTO DO DESCARTE.
ETAPA 4 — TREINAMENTO:
O TREINAMENTO DOS EMPREGADOS é essencial para COLOCAR EM PRÁTICA OS REQUISITOS PREVISTOS NA LGPD e GERAR UMA MUDANÇA CULTURAL DA EMPRESA SOBRE A IMPORTÂNCIA DA PRIVACIDADE E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO, além de exteriorizar que a empresa segue rigorosamente os requisitos da lei, REFORÇANDO A IDONEIDADE DA EMPRESA PERANTE TERCEIROS.
ETAPA 5 — MONITORAMENTO:
É imprescindível seja feita uma REVISÃO DE TODO O PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO da LGPD para verificar e aprimorar eventuais pontos que deixaram de ser observados ou necessitem de algum ajuste bem como, fazer habitualmente o monitoramento para ter certeza de que as POLÍTICAS REFERENTE À LGPD estão sendo aplicadas e desempenhadas de forma efetiva.
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Melissa Noronha M. de Souza Calabró é sócia no escritório Noronha e Nogueira Advogados.
Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e em Coaching Jurídico, com formação em Professional & Self Coaching pelo IBC.
É membro efetivo da Comissão de Coaching Jurídico da OAB/SP.
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