Tabela de Temporalidade: ferramenta que ajuda na gestão do armazenamento dos documentos
Diariamente as empresas processam inúmeras informações, sendo necessário o seu armazenamento para cumprimento de prazos e precauções, a fim de evitar discussões judiciais, fiscais e administrativas.
No entanto manter as informações armazenadas por mais tempo que o permitido em lei, pode gerar ilegalidades e possível risco de multa quando o armazenamento envolver dados pessoais protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.
O que fazer?
A Tabela de Temporalidade é uma boa ferramenta para fazer a gestão dos documentos.
Referida Tabela auxilia a identificar cada documento que existe na empresa, apontando o tempo de armazenamento, as possibilidades de eliminação após decorridos os prazos legais de manutenção ou aqueles estabelecidos em políticas internas.
Ajuda a liberar espaço físico e digital, servindo como guia para manter armazenado somente o que é realmente necessário.
A tabela diminui os riscos para a empresa, apoiando o controle de descarte e arquivamento de documentos. Otimiza a busca de informações e o fluxo de documentos.
Como funciona a Tabela de Temporalidade?
A Tabela de Temporalidade é a ferramenta através da qual a empresa faz a gestão do armazenamento dos dados, onde consta o prazo de armazenamento de um documento e como deverá ser descartado após o decurso do prazo.
Ainda, se corretamente preenchida, a tabela evita perdas e extravios, contribui para o rápido atendimento às eventuais solicitações dos titulares de dados ou da ANPD e, assim, ajuda a empresa a evitar multas.
Na tabela de temporalidade deve ser indicado o período de armazenamento de casa arquivo ou dado, em conformidade com o previsto na legislação. É iniciada através de uma avaliação e classificação dos documentos de cada setor da empresa, com seus respectivos prazos de guarda.
Importante que ainda conste na tabela de temporalidade o assunto relacionado à informação armazenada, a descrição da finalidade no tratamento dos dados, os prazos de guarda e destinação final.
A tabela deve indicar por quanto tempo o documento ficará mantido no setor e quando deverá ser arquivado apenas para obedecer a prazos prescricionais, previstos em legislação, ou precaucionais, determinados em políticas internas da empresa.
A guarda de documentos em arquivo intermediário pode ajudar no controle do fluxo de trabalho e na organização e após o período de prescrição ou de precaução, os arquivos são encaminhados ao armazenamento mais longínquo ou eliminados.
A LGPD regulamenta e protege o tratamento de dados pessoais, em meios físicos e digitais, por pessoa natural ou jurídica de direito público ou privado. O tratamento de dados envolve toda a operação realizada com dados pessoais, compreendendo coleta, produção, recepção, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, arquivamento, eliminação. É justamente na fase final, de arquivo e descarte, que a Tabela de Temporalidade tem grande valia.
A classificação dos documentos com dados pessoais e o cumprimento dos prazos de guarda definidos na tabela permitem tratar os dados por tempo limitado, obedecendo ao princípio da necessidade previsto na LGPD. Segundo este princípio não se pode armazenar a informação por tempo além da finalidade do tratamento.
A manutenção de dados além do tempo previsto aumenta o risco de incidentes de segurança.
A observância aos prazos de armazenamento e descarte dos dados contidos na Tabela de Temporalidade contribui significativamente para o correto tratamento de dados e para a conformidade com a LGPD. Para isso, orienta-se o envolvimento de um profissional da área jurídica de privacidade e proteção de dados na elaboração da tabela, de modo a garantir que os procedimentos de guarda e eliminação atendam as regras previstas na LGPD.
Qual a importância da assessoria jurídica na implantação da LGPD dentro das empresas?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe obrigações rigorosas às organizações em relação à coleta, processamento e proteção de dados pessoais. A assessoria jurídica é essencial para garantir que as empresas entendam e cumpram adequadamente esses requisitos legais complexos.
- Interpretação e conformidade com a lei
- Avaliação de riscos:
- Elaboração de documentação legal;
- Treinamento e conscientização;
- Resposta a incidentes;
- Auditorias e avaliações de conformidade;
- Minimização de multas e sanções.
A assessoria jurídica desempenha um papel relevante na implementação bem-sucedida da LGPD nas empresas, proporcionando orientação legal, reduzindo riscos e garantindo conformidade com os regulamentos de privacidade de dados. Isso não apenas protege a organização contra implicações legais adversas, mas também demonstra compromisso com a proteção da privacidade dos dados pessoais dos indivíduos, fortalecendo a confiança do público e parceiros de negócios.
Sua empresa precisa de CONSULTORIA E ADEQUAÇÃO PARA A LGPD?
O escritório Noronha & Nogueira Advogados, auxilia empresas na iniciação ou na adequação dos projetos para a LGPD, dentro dos requisitos exigidos pela lei bem como, nos processos de compliance trabalhista.
Melissa Noronha Marques de Souza é sócia no escritório Noronha e Nogueira Advogados.
Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Mackenzie e em Coaching Jurídico pela Faculdade Unyleya
Com formação em Professional & Self Coaching, Business and Executive Coaching e Analista Comportamental pelo Instituto Brasileiro de Coaching – IBC.
É membro efetivo da Comissão Especial de Advocacia Trabalhista da OAB/SP.
É membro efetivo da Comissão Especial de Privacidade e Proteção de Dados da OAB/SP.