Com a vigência da Lei nº 13.709/18 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD), surgiram regras específicas para o tratamento dos dados pessoais, sobretudo no setor de Recursos Humanos (RH), no processo de seleção e recrutamento, trazendo alguns desafios na maneira de contratar novos colaboradores.
É no setor de RH onde se concentra o maior volume de informações pessoais, em razão da necessidade do tratamento desses dados para a realização das atividades rotineiras da empresa, é necessário ter maior cautela por parte dos colaboradores que fazem parte deste setor, desde o momento da coleta dos dados pessoais do pré-candidato à vaga aberta até a retenção e descarte desses dados.
Desta forma, as empresas precisam estar em conformidade com as regras e boas práticas trazidas na LGPD, desde o momento da seleção de um novo empregado até a rescisão do contrato de trabalho, garantindo a privacidade e proteção dos dados pessoais dos indivíduos.
As empresas, inclusive no processo de recrutamento e seleção, precisam observar os princípios trazidos pela LGPD, sobretudo os princípios da finalidade, adequação, necessidade e transparência, garantindo clareza ao candidato de como é realizado o tratamento dos dados pessoais pela empresa.
Relevante, ainda, que o candidato à vaga de emprego seja informado com antecedência, por meio de avisos e políticas publicados na plataforma ou site da empresa, sobre quais informações pessoais precisarão ser coletadas no momento do envio de currículo e da realização de inscrição para a vaga específica.
Finalidade das informações coletadas
As informações pessoais solicitadas aos candidatos deverão limitar-se à finalidade e à necessidade do processo de seleção, evitando coleta excessiva de dados pessoais, sem necessidade e sem uma finalidade específica.
A coleta dos dados pessoais deve ter uma base legal prevista na legislação, dentre as quais possível citar execução de contrato ou procedimentos preliminares de que o titular faça parte o titular, o consentimento, obrigação legal ou regulatória e o exercício regular de direitos em contratos.
Base legal
O enquadramento na base legal irá depender da finalidade do tratamento de dados pela empresa. Nos termos do art. 16, da LGPD, é possível que a empresa realize o armazenamento dos dados pessoais dos candidatos em um banco de dados, após o término de seu tratamento, nas seguintes hipóteses:
- para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pela empresa;
- para estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados;
- para transferência dos dados a terceiros; e
- para uso exclusivo da empresa, vedado o acesso a terceiros e desde que sejam anonimizados os dados.
Critérios para retenção e descarte de dados
Aliado a isso, é necessário que sejam observados alguns critérios para a definição do período de retenção e descarte dos dados, a exemplo:
- finalidade específica da retenção dos dados, como a manutenção do currículo para eventual abertura de nova vaga; e
- respeito ao prazo máximo de descarte dos dados, período o qual deverá estar previsto na política de armazenamento e descarte de dados pessoais de cada empresa.
Ressalta-se que o candidato, no papel de titular de dados pessoais, tem de ser alertado sobre os direitos que possuem relação ao tratamento de suas informações pessoais, a qualquer momento e mediante solicitação, nos termos do artigo 18 da LGPD.
Comunicação interna
Por conseguinte, é importante que as empresas adotem medidas que facilitem o canal de comunicação com o titular dos dados pessoais, como, por exemplo, a disponibilização em suas plataformas de um canal de atendimento aos titulares de dados, visando esclarecer dúvidas e prestar esclarecimentos que se façam necessários sobre tema de proteção de dados, garantindo o exercício de direitos elencados em lei.
Direitos dos titulares de dados
Destaque-se como um dos principais direitos dos titulares, o pedido de revisão de decisões automatizadas que possam afetar os seus interesses, incluída as decisões destinadas a traçar aspectos da personalidade dos candidatos, a fim de selecioná-lo ou eliminá-lo do processo de recrutamento e seleção, nos termos do artigo 20 da LGPD.
Algumas empresas se utilizam desse procedimento para facilitar o recrutamento e seleção de candidatos, os quais, aparentemente, possuem afinidade com os valores da empresa. Todavia, é necessário o fornecimento de todas as informações solicitadas pelos titulares de dados, de forma clara e adequada, observados os segredos comercial e industrial.
Conformidade com a LGPD
Substituir as decisões humanas por sistemas de decisões automatizadas, pode trazer problemas à empresa, haja vista que as ferramentas utilizadas podem tomar decisões com viés discriminatórios, sendo equivocadas e não observando os direitos humanos e da boa-fé, bem como os princípios do artigo 6º da LGPD.
Assim importante que empresas estejam em conformidade com as regras e boas práticas elencadas na LGPD, adotando medidas técnicas e administrativas, que buscam regular o tratamento de dados pessoais dos titulares, aliado com o apoio do Encarregado de Dados (DPO) nomeado pela empresa.
Enfatiza-se a necessidade de treinamento e revisão constante dos documentos internos das empresas, como códigos, políticas e termos, visando a garantir a informação e a conscientização dos colaboradores sobre a proteção dos dados pessoais. Vale mencionar que esses documentos devem estabelecer penalidades em caso de uso indevido de dados, nos termos da LGPD.
Decisões TRT
Já temos decisões dos Tribunais Regionais do Trabalho em decorrência do uso inadequado de dados pessoais nas relações de trabalho. A título de exemplo, citamos a decisão do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região, em que houve o reconhecimento, ainda que parcial, da inadequação à LGPD por parte de uma empresa, a qual foi condenada à multa diária a:
- nomear um Encarregado de Dados; e
- comprovar a implantação de medidas relacionadas à proteção de dados pessoais e à segurança da informação, nos termos dos artigos 6º, inciso VII, 46 e 47, da LGPD.
Ainda, possível citar decisão do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, em que foi mantida a demissão por justa causa de um colaborador que encaminhou dados sigilosos da empresa para o seu e-mail pessoal, sendo punido pelo descumprimento das regras da empresa.
Nota-se que diversos órgãos e agentes de controle estão se unindo para efetivamente implantar a nova cultura de proteção de dados imposta no país. Portanto, para aqueles que ainda duvidam que a lei vai pegar, podemos afirmar que sim, a LGPD está vigor e gerando efeitos para aqueles que não cumprem suas regras.
Assim, qualquer violação à LGPD, principalmente nas relações de trabalho, poderá ser objeto de litígio, bem como sujeita à fiscalização e aplicação das sanções e penalidades administrativas aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), previstas no artigo 52 da LGPD, as quais poderão ser de advertência até uma multa sobre o faturamento da empresa, limitada a 50 milhões de reais.
No entanto, é inegável que a mudança da cultura organizacional, desde o processo de recrutamento e seleção, impacta diretamente nas atividades cotidianas da empresa, uma vez que o número crescente de indivíduos está em busca de oportunidades de trabalho em um meio corporativo, no qual se sintam acolhidos e protegidos, e onde haja valorização do bem-estar e da segurança no ambiente corporativo.
Cumprir com a LGPD não é apenas uma obrigação legal, mas uma preocupação que empresas devem ter quanto à relação de transparência e confiança desenvolvida com os titulares de dados.
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Melissa Noronha Marques de Souza é sócia no escritório Noronha e Nogueira Advogados.
Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Mackenzie e em Coaching Jurídico pela Faculdade Unyleya
Com formação em Professional & Self Coaching, Business and Executive Coaching e Analista Comportamental pelo Instituto Brasileiro de Coaching – IBC.
É membro efetivo da Comissão Especial de Advocacia Trabalhista da OAB/SP.
É membro efetivo da Comissão Especial de Privacidade e Proteção de Dados da OAB/SP.
