Muitos ainda não sabem, mas uma grande área afetada pela Lei de Proteção de Dados – LGPD é o RH das empresas.
Uma forte pressão mundial e anos de estudo levou o Brasil a ter sua própria legislação de dados em 2018, razão pela qual em 18/09/2020 entrou em vigou a LGPD – Lei 13.709/2018 como resposta aos avanços tecnológicos e à necessidade de protegermos a nossa privacidade e os nossos dados pessoais.
Por se tratar de lei, a adequação à LGPD NÃO É uma OPÇÃO para as empresas, na medida em que, todos deverem se adequar às regras trazidas pela legislação e apesar de estar em vigor há quase 1 (um) ano, muitas são as empresas que ainda não se movimentaram para cumpri-la.
O que vimos percebendo é uma adequação superficial e deficitária baseada em aviso de cookies, elaboração de uma política de privacidade inadequada e cláusulas padrão em alguns contratos, o que, certamente, não atendem as disposições trazidas na lei. Essas ações não tornam a empresa em conformidade com a lei.
Por consequência, muitas são as empresas que ainda não se deram conta de que uma das áreas mais afetadas pela LGPD é o RH.
A adequação de toda a empresa à LGPD e, especialmente na área trabalhista, é um trabalho complexo e muito importante que acaba sendo um Compliance Trabalhista.
Para maior entendimento, basta pensarmos, inicialmente, na quantidade de dados de colaboradores que são tratados pelas empresas. Empregados são pessoas físicas e, como tal, titulares dos seus próprios dados. Não raro, as fichas de empregado pedem dados que não são exigidos nem mesmo pela CLT ou pelas leis previdenciárias, a exemplo, da cor da pele, dos cabelos, dos olhos, opção sexual, se é casado, se tem filhos, tipo sanguíneo, título de eleitor etc.
Com exceção de casos específicos em que é preciso saber o estado civil e a quantidade de filhos, por exemplo, para cadastro no e-Social ou para ser beneficiado por um plano de saúde concedido pela empresa, coletar essas informações sem finalidade, necessidade e base legal, viola a LGPD, o que pode gerar multas aplicadas pelo Ministério Público do Trabalho, além de indenizações em ações trabalhistas e sanções da ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).
Diante disso, com a lei em vigor, as empresas devem tomar as providências necessárias para proteger os dados pessoais de seus colaboradores, sempre se atentando aos princípios e as bases legais da Lei Geral de Proteção de Dados.
Entretanto, uma adequação trabalhista não se resume a aditivos aos contratos de trabalho vigentes, confecção de novos contratos e destinação correta daqueles que já foram extintos. Vai muito além disso.
Necessário verificar as relações e os contratos que a empresa mantém com terceirizados, com fornecedores e parceiros, regras e prazos para manutenção e guarda de documentos para fins trabalhistas e previdenciários, adequação do processo de seleção e recrutamento de novos colaboradores, coleta e descartes de currículos etc.
Enorme a quantidade de documentos a serem elaborados ou adequados porque na análise, devem ser avaliados os riscos associados e as soluções adequadas, sempre enquadrando os processos nas bases legais trazidas pela LGPD.
As empresas precisam saber por quanto tempo devem guardar os documentos e contratos e como devem ser armazenados, conforme a legislação correspondente.
Necessário, ainda, que sejam elaborados ou adequados Código de Conduta e Regimento Interno. Como dito, a adequação trabalhista é complexa e, em função disso, deve ser feita, preferencialmente, dentro de uma adequação completa, já que todos os comportamentos, os processos e os procedimentos adotados dentro da empresa deverão ser modificados ou adequados.
A partir da primeira fase de uma adequação, quando são mapeados os dados e feito um estudo do ciclo de vida deles dentro da empresa, analisando-se desde o momento que o dado entra na organização até seu descarte, se é que é descartado, é que a empresa inicia o processo de adequação à LGPD
É preciso entender a forma de trabalho dentro da empresa e quais os processos de dados que precisam ser criados, modificados ou excluídos, de maneira a criar uma cultura de proteção de dados em todos os colaboradores da organização, desde a mais alta direção até o empregado mais simples.
Quando se passa à implementação propriamente dita, a empresa toda é envolvida e é quando se nota as grandes mudanças voltadas à proteção de dados, especialmente as comportamentais, que é o que irá afetar positivamente o dia a dia dos empregados. Afinal, uma empresa que se preocupa com os dados pessoais e a privacidade dos seus colaboradores é bem-vista por todos.
A LGPD não proíbe o tratamento de dados pessoais e não deve ser encarada como um problema ou uma barreira para o desenvolvimento do negócio. Ao contrário, na realidade a lei veio para garantir a nós, titulares, maior controle sobre o que é feito com nossos dados pessoais, tem como um de seus fundamentos o desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação, sendo uma oportunidade porque trará às empresas que estiverem adequadas à lei um diferencial competitivo, o que, certamente pode alavancar seu negócio
Para garantir a criação de uma cultura de proteção de dados é fundamental que haja um treinamento da diretoria, dos colaboradores, terceirizados e parceiros. Sem essa etapa, difícil passar o legado da proteção de dados, pois a nova cultura que se busca implementar de forma permanente na empresa não será passada a quem torna a empresa ativa e em desenvolvimento.
A empresa que faz uma adequação completa passa ter alta reputação perante os consumidores, clientes, empregados e empresas com as quais se relaciona e, repita-se, torna-se mais competitiva no mercado.
Não bastasse, grandes corporações, já adequadas, deixarão de contratar com empresas que não estão em conformidade com a LGPD, o que, evidentemente, coloca aquelas que já se adequaram em outro patamar.
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Melissa Noronha M. de Souza Calabró é sócia no escritório Noronha & Nogueira Advogados.
Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Mackenzie e em Coaching Jurídico pela Faculdade Unyleya
Com formação em Professional & Self Coaching, Business and Executive Coaching e Analista Comportamental pelo Instituto Brasileiro de Coaching – IBC.
É membro efetivo da Comissão de Coaching Jurídico da OAB/SP.
